La gestione interventi è suddivisa in due fasi principali, la prima l'inserimento della segnalazione e la seconda la gestione dell'intervento sino alla sua conclusione. E' importante sottolineare come la gestione degli interventi non è divisa per studio ma per installazione quindi tutti gli studi presenti in un installazione condividono le stesse categorie, gli stessi operatori e lo stesso schema di notifiche.
Bisogna inoltre sottolineare come la gestione delle segnalazioni sia uno strumento per gestire le richieste di intervento e lo scambio di informazioni tra condomini, amministratore e fornitori senza andare a creare una struttura troppo rigida che obbligasse a sposare un determinato ciclo organizzativo.
INSERIMENTO DELLA SEGNALAZIONE
L'inserimento della segnalazione può avvenire (per ora) o direttamente dall'amministratore utilizzando il software o dal condominio tramite il portale web. In entrambi i casi le informazioni che si vanno a raccogliere sono le stesse, l'amministratore ha a disposizione più opzioni su cui intervenire che al condomino sono invece preimpostate. Per inserire un nuovo intervento utilizzare il comando Nuovo della sezione Interventi nella maschera Scadenze e Interventi.
- Codice: il codice della segnalazione sarà precompilato dal sistema e si compone di due lettere casuali e di un numero progressivo per tutte le segnalazioni2
- Data: la data di inserimento della segnalazione è preimpostata alla data e ora attuale
- Priorità: in base alla priorità viene calcolata la data di scadenza dell'intervento NESSUNA (scad. a 365gg), BASSA (scad. a 15gg), NORMALE (scad. a 5gg), ALTA (scad. a 3gg), URGENTE (scad. a 1gg)
- Visibilità: determina la visibilità degli interventi nel portale web dei condomiini, pubblici sono visibili a tutti i condomini, personali sono visibili solo al referente e privati sono interventi interi non visibili sul portale web
- Categoria: la categoria da assegnare alla segnalazione
- Sottocategoria: la sottocategoria (se necessaria) per la segnalazione
- Tipo Segnalazione: se la segnalazione è scaturaita internamente allo studio (Amministratore) da un fornitore o da un soggetto esterno (es. condominio)
- Operatore: l'operatore che ha riportato la segnalazione
- Soggetto: il soggetto che ha riportato la segnalazione
- Fornitore: il fornitore che ha riportato la segnalazione
- Condominio: il condominio a cui si riferisce la segnalazione
- Soggetto: il referente per la segnalazione
- Unità Immobiliare: l'eventuale unità immobiliare a cui fa riferimento la segnalazione
- Parte comune: l'eventuale parte comune a cui fa riferimento la segnalazione
- Descrizione della segnalazione: la descrizione effettiva del problema
- Allegati: eventuali allegati da associare alla segnalazione
Utilizzando il comando conferma si procederà alla generazione delle comunicazioni in base allo schema di notifiche configurato precedentemente
Ad ogni operazione eseguita sugli interventi generalmente corrisponde un'invio di comunicazioni alle parti interessate, è comunque possibile procedere senza inviare queste comunicazioni con il comando "Procedi Senza Inviare Comunicazioni".
GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
Una volta che la segnalazione è stata inserita non può essere eliminata dal sistema, può solamente essere gestita. Tramite il comando Gestisci della sezione Interventi della maschera Scadenze e Interventi è possibile gestire la segnalazione.
Per ogni segnalazione sono registrati tutte le attività svolte e da chi queste vengono svolte oltre a tutte le comunicazioni (email).
Le attività che si possono svolgere per una segnalazione sono le seguenti, alcune di queste sono disponibili solo se determinate condizioni sono soddisfatte
- APRI: uno dei possibili passaggi iniziali, identifica che l'intervento è ritenuto valido e viene preso in carico dallo studio
- RIFIUTA: uno dei possibili passaggi iniziali, identifica che l'intervento NON è ritenuto valido e viene quindi scartato e considerato concluso
- CHIUDI: conclude la segnalazione perchè è stata risolta.
- MODIFICA: si vanno a modificare i dati di base della segnalazione eventualmente per cambiarne la visibilità, la categoria o correggere imprecisioni nella segnalazione stessa
- CAMBIA OPERATORE: incarica un operatore di gestire la segnalazione
- CAMBIA FORNITORE: incarica un fornitore di gestire la segnalazione
- CAMBIA REFERENTE: cambia il referente della segnalazione
- COMMENTI: aggiungi rimuovi o modifica un commento. I commenti possono essere pubblici (visibili a tutti e stampati nella scheda intervento) o privati (visibili solo all'amministratore e agli operatori)
- ALLEGATI: aggiungi rimuovi o modifica un allegato. Gli allegati possono essere pubblici o privati (visibili solo all'amministratore e agli operatori)
- INVIA EMAIL: è possibile inviare una mail direttamente a referente, operatore o fornitore ed eventualmente allegare il PDF della scheda intervento.
Nella maggior parte di queste azioni è proposto di inserire un commento che sarà allegato alla segnalazione, per esempio nel caso di assegnazione dell'intervento al fornitore è opportuno integrare la segnalazione con un descrizione dell'intervento che si richiede. Il commento sarà inserito nelle comunicazioni (solo per gli operatori e manager se privato).