La sezione Scadenze e Interventi (Condominio -> Scadenze e Interventi) permette di gestire le scadenze e le richieste di intervento legate ad un condominio.
Le scadenze sono inserite esclusivamente dall'amministratore o da un operatore dello studio e servono a gestire quegli aspetti per cui è necessario svolgere una determinata attività in un determinato momento.
Le richieste di intervento (o segnalazioni) possono essere create dall'amministratore o da un operatore dello studio o dai condomini attraverso il portale web. Affinchè i condomini possano inviare segnalazioni dal portale web è necessaria che sia abilitato nel profilo di accesso la sezione Segnalazioni e che esista almeno una categoria in cui creare la segnalazione.
La consultazione all'interno del programma avviene con una maschera unica in cui sono riportate tutte le scadenze e gli interventi da gestire con scadenza fino a una determinata data. La scadenza per gli interventi è calcolata automaticamente in base alla priorità e alla data di inserimento.
CONFIGURAZIONE
La gestione delle scadenze e degli interventi presenta alcuni aspetti che devono essere configurati dall'utente come:
- Operatori
- Categorie Scadenze
- Categoria Interventi
- Notifiche
La configurazione di questi aspetti avviene dal menu Configurazioni della maschera principale di gestione delle scadenze e interventi.
OPERATORI
Gli operatori sono utilizzati solo nella gestione interventi. Per ogni operatore è necessario indicare una descrizione e un possibilmente un indirizzo email per poter inviare le notifiche. L'operatore può essere di tipo normale o manager, la differenza è che nelle normali notifiche generate dalla gestione interventi gli operatori normali vengono notificati solo se incaricati di gestire l'intervento mentre i manager possono essere notificati sempre (e tutti).
Il campo username e password serviranno in un futuro per gestire l'accesso al portale web degli operatori tramite cui gestire gli interventi.
CATEGORIE SCADENZE
Le categorie scadenze servono per distinguere le varie scadenze che si andranno a inserire. Ad ogni categoria è possibile associare una descrizione, un'icona, una periodicità predefinita e un avviso predefinito.
Le categorie interventi servono per distinguere gli interventi da gestire. Ad ogni categoria è possibile associare una descrizione, un'icona, una priorità predefinita.
NOTIFICHE
Le notifiche sono utilizzate dalla gestione interventi e stabiliscono a chi inviare comunicazioni (email) a fronte di un'azione che viene eseguita per un'intervento. Le azioni che si possono eseguire sono determinate dal sistema, l'utente può decidere a chi inviare la comunicazione a fronte di una determinata azione e personalizzare il testo di tale comunicazione. Le figure che possono essere coinvolte in una notifica sono:
- Segnalante (che può essere un operatore, un condomino o un fornitore o anche più di uno di questi)
- Referente: il condomino a cui fare riferimento per l'intervento
- Operatore: l'operatore incaricato di gestire l'intervento
- Fornitore: il fornitore incaricato di eseguire l'intervento
- Manager: tutti gli operatori di tipo manager definiti
Per ogni azione è possibile modificare lo schema di notifiche predefinito ed escludere alcune delle figure coinvolte o personalizzare il testo della comunicazione. Se non è indicato il testo della comunicazione sarà utilizzato il modello predefinito. La maschera di modifica dello schema di notifiche presenta solo le figure coinvolte per quella determinata azione e per impostazione predefinita vengono notificate tutte le figure coinvolte. Lo schema riportato sopra quindi sintetizza le azioni possibile e le figure che sono coinvolte nell'azione.